Privacy policy

Privacy beleid De Oosterpoort en de Stadsschouwburg
Versie: 2 mei 2018

Onze organisatie – werkmaatschappij De Oosterpoort / de Stadsschouwburg (verder aangeduid als OPSB), onderdeel van de gemeente Groningen en gevestigd aan de Trompsingel 27 te Groningen – verwerkt persoonsgegevens. In dit privacy beleid is omschreven welke gegevens we verwerken en hoe we uw privacy als klant waarborgen. Dit privacy beleid ligt in het verlengde van en sluit aan op het privacybeleid van de gemeente Groningen.

1. Welke klantgegevens verwerken we
Wanneer u onze website bezoekt, plaatsen wij cookies. Meer informatie over onze cookies vindt u in onze cookie policy.
Wanneer u als klant een ticket bij ons koopt, vragen wij u om de volgende gegevens:
– Naam
– Adres, postcode, woonplaats en land
– E-mail adres
– Telefoonnummer
– Geboortedatum
– Geslacht

U kunt ervoor kiezen om tickets te kopen met of zonder een account. Zonder een account bestelt u enkel uw kaart(en). Met een account kunt u gebruik maken van wachtlijsten bij uitverkochte concerten, deelnemen aan de ruilbeurs en uw instellingen wijzigen. Ook kunt u ervoor kiezen om u voor één of meerdere nieuwsbrieven aan te melden, of om u te abonneren op onze Agenda. Tenslotte kunt u met uw account altijd bij uw tickets.

Uw gegevens leggen we vast in onze klantdatabase TicketWorks. Indien u uw kaarten online heeft afgerekend, wordt uw bankrekeningnummer in onze database opgeslagen. Zo kunnen we in geval van een annulering snel uw aankoopbedrag retourneren.

Naast klantgegevens beheren we gegevens van relaties, zoals zakelijke relaties (businessclub) en pers. Relaties worden in onze relatiedatabase beheerd.

2. Doeleinden en rechtsgronden voor de verwerking
We maken het voor u graag inzichtelijk waarom we genoemde persoonsgegevens verwerken, en wat we met uw gegevens doen:

– Naam: deze gegevens zijn noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst. Zonder een naam is het niet mogelijk om een bestelling te plaatsen.

– Adres, postcode en woonplaats: deze gegevens zijn noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst, bijvoorbeeld wanneer u uw ticket(s) per post thuis wilt ontvangen. Daarnaast zijn ze nodig voor een gerechtvaardigd belang, om te kunnen toetsen in hoeverre we aan onze gemeentelijke opdracht om een zo breed en divers mogelijk publiek te bereiken voldoen. We gebruiken uw postcode en woonplaats geanonimiseerd in bezoekersanalyses. Indien u zich heeft aangemeld als Agenda abonnee of heeft aangegeven onze seizoenbrochure te willen ontvangen, sturen we u respectievelijk ons magazine en/ of onze seizoenbrochure toe, op basis van de grondslag toestemming. Daarnaast kan het voorkomen dat we onze trouwe klanten een postmailing sturen op basis van bezoekhistorie. Dat doen we op basis van de grondslag gerechtvaardigd belang. Als trouwe klant gaan we ervan uit dat u prijs stelt op informatie, die we zorgvuldig op basis van uw voorkeuren samenstellen, en waarbij de inbreuk op uw privacy relatief klein is.

– E-mailadres: deze gegevens zijn noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst. We gebruiken uw e-mailadres om u uw e-ticket toe te sturen en u een servicemail over de voorstelling die u gaat bezoeken te sturen. Ook heeft u middels uw e-mailadres toegang tot uw account op onze website, als u heeft gekozen om een account aan te maken. Bij sommige voorstellingen sturen we na afloop van het evenement een evaluatiemail. Dat doen we op basis van de grondslag gerechtvaardigd belang. Het evalueren en verwerken van feedback van onze klanten ten aanzien van onze dienstverlening is voor ons van groot belang en de inbreuk op uw privacy is relatief klein. Indien u zich heeft aangemeld voor onze nieuwsbrieven of als Agenda abonnee, sturen wij u op basis van uw voorkeuren en/ of bezoekhistorie e-mails op basis van de grondslag toestemming. U kunt deze toestemming eenvoudig weer intrekken, door u onderaan de betreffende nieuwsbrief af te melden.

– Telefoonnummer: deze gegevens zijn noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst. We kunnen uw telefoonnummer gebruiken in geval van wijzigingen, afgelastingen of calamiteiten aangaande uw bezoek. Ook kunnen we contact met u opnemen als u heeft aangegeven op de wachtlijst voor een uitverkocht evenement te willen staan.

– Geboortedatum en geslacht: deze gegevens zijn nodig voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang, om te kunnen toetsen in hoeverre we aan onze gemeentelijke opdracht om een zo breed en divers mogelijk publiek te bereiken voldoen. We gebruiken uw geboortedatum en geslacht geanonimiseerd in bezoekersanalyses.

3. Hoe lang bewaren we uw gegevens
We bewaren uw gegevens 7 jaar in onze database. Dat doen we omdat we alleen zo geanonimiseerde bezoekersanalyses en trendanalyses kunnen maken. Naast een groep vaste klanten bezoeken veel klanten ons maar eens in de zoveel jaar. Alleen door over een langere periode te kunnen analyseren, kunnen we bezoekersanalyses en trends in kaart brengen, die we nodig hebben om na te kunnen gaan in hoeverre we aan onze gemeentelijke opdracht om een zo breed en divers mogelijk publiek te bereiken voldoen.

4. Anoniem kaarten kopen
Mocht u ondanks onze zorgvuldige omgang met uw gegevens niet in onze database terecht willen komen, dan bieden we u de mogelijkheid om anoniem kaarten te kopen aan de kassa. Indien u hiervoor kiest, kunnen we u niet informeren over wijzigingen, afgelastingen of calamiteiten aangaande uw bezoek. Wanneer u uw kaarten onverhoopt verliest, kunnen wij in dit geval helaas ook niets voor u betekenen. De openingstijden van onze kassa vindt u hier.

5. Rechten van betrokkenen
Graag wijzen we u op uw rechten als betrokkene, wanneer het gaat om de verwerking van persoonsgegevens in onze database:

– Recht op informatie: u heeft het recht om aan ons te vragen of uw persoonsgegevens worden verwerkt.

– Recht op inzage: u heeft het recht om uw gegevens in te zien.

– Correctierecht: u heeft het recht om een verzoek tot correctie van uw gegevens in te dienen.

– Recht van verzet of het beperken of wissen van persoonsgegevens: u heeft het recht om aan ons te vragen uw gegevens uit onze database te verwijderen. Dat recht geldt alleen als de gegevens niet (meer) nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst. Als u bijvoorbeeld nog een concert of voorstelling bij ons bezoekt, dan blijven uw gegevens tot en met het bezoek nog in onze database aanwezig. Daarna zullen wij uw gegevens conform uw verzoek anonimiseren en verwijderen we alle herleidbare persoonsgegevens.

– Recht op het doorgeven van informatie (dataportabiliteit): u heeft het recht om gegevens beschikbaar gesteld te krijgen op een dergelijk manier dat u deze zelf gemakkelijk door kan geven aan een andere verantwoordelijke.
– Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Indien u gebruik wilt maken van uw rechten als betrokkene, stuur ons dan een mail waarin u aangeeft van welk(e) recht(en) u gebruik wenst te maken. Wij zullen uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van uw bericht reageren op uw verzoek.

6. Verwerkersovereenkomst
Met de partijen waarmee we samen werken als het gaat om de verwerking van persoonsgegevens, is een verwerkersovereenkomst of samenwerkingsovereenkomst afgesloten. Hierbij gaat het om de volgende partijen/ instanties:
– Gentleware B.V.: verwerker en beheerder van onze klantdatabase en CRM systeem;
– Ticketmaster: samenwerkingspartner als het gaat om de verkoop van enkele concerten;
– Buckaroo Payment Services: samenwerkingspartner als het gaat om online betalingen;
Mailchimp/ Mandrill: verwerker voor de verzending van e-mails;
– Google: verwerker: data-analyse van ons webverkeer;
– CJ2: verwerker: hosting van de database van Gentleware;
– Kiemfabriek en Arno Hoogma: verwerkers: analyse en beheer van onze website en webverkeer.

7. Delen van gegevens met derden
Wij delen uw gegevens – naast de bij punt zes en in onze cookie policy omschreven verwerkers of samenwerkingspartners – enkel met derden wanneer u daar zelf expliciet toestemming voor heeft gegeven. Bijvoorbeeld wanneer u bij een evenement aangeeft dat u tevens van de artiest zelf informatie wenst te ontvangen. Die toestemming wordt expliciet gevraagd, alleen als u zelf het vakje om ook informatie van de artiest te ontvangen aanvinkt, delen wij uw naam en e-mailadres met de betreffende artiest waaraan u de toestemming verleent. Wilt u uw gegeven toestemming vervolgens weer intrekken, dan verwijzen wij u door naar de artiest waaraan u de toestemming heeft verleend, en is de privacy policy van de betreffende artiest verder van toepassing.

Indien u kaarten heeft gekocht via Ticketmaster, voor een evenement dat bij ons plaatsvindt, worden uw naam, telefoonnummer en e-mailadres met ons gedeeld. Dat doet Ticketmaster vanwege de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst. We kunnen uw telefoonnummer gebruiken in geval van wijzigingen, afgelastingen of calamiteiten aangaande uw bezoek. Ook sturen we u een servicemail over het evenement dat u gaat bezoeken en kunnen we u na uw bezoek een evaluatiemail sturen. Dat doen we op basis van de grondslag gerechtvaardigd belang. Het evalueren en verwerken van feedback van onze klanten over onze dienstverlening is voor ons van groot belang en de inbreuk op uw privacy is te verwaarlozen. U kunt uw toestemming voor service- en/ of evaluatiemails eenvoudig weer intrekken, door u onderaan de e-mails af te melden.

Indien u via Ticketmaster aangeeft om nieuws(brieven) van ons te willen ontvangen, dan sturen wij u op basis van uw voorkeuren en/ of bezoekhistorie e-mails op de grondslag toestemming. U kunt deze toestemming eenvoudig weer intrekken, door u onderaan de betreffende nieuwsbrief af te melden.

8. Beveiligingsmaatregelen
Onze organisatie is voortdurend bezig om de beveiliging van klantgegevens te optimaliseren. Zo is onze website enkel in een veilige (HTTPS) omgeving te bezoeken en geschiedt beheer van dataopslag en de server volgens ISO 27001.

9. Datalekken
Alhoewel we zeer zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens, kan het voorkomen dat onbevoegde personen toegang krijgen tot persoonsgegevens. In dat geval spreken we van een datalek. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden, wordt direct actie ondernomen aan de hand van het gemeentelijke protocol datalekken.

10. Functionaris Gegevensbescherming
De gemeente Groningen heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming aangesteld. Deze functionaris is te bereiken via privacy@groningen.nl.

11. Inzet van camera’s
Binnen OPSB wordt onder bepaalde omstandigheden gebruik gemaakt van cameratoezicht, zoals vastgelegd in de Gemeentewet. Cameratoezicht wordt onder andere gebruikt voor het vergroten van de veiligheid. Camera’s kunnen een grote inbreuk maken op de privacy van degenen die gefilmd worden. Om de privacy zo goed mogelijk te waarborgen, worden camera’s alleen ingezet wanneer er geen andere manieren zijn om het doel te bereiken, en worden er eisen gesteld aan de inzet van camera’s. De gemeente heeft een aparte verordening waarin de voorwaarden voor het gebruik van cameratoezicht is geregeld.